TK-Schulsuite als Software für eure Schule? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit TK-Schulsuite

Wir haben die TK-Schulsoftware GmbH & Co. KG über ihre Schulsoftware ausgefragt.

Die Antworten der TK-Schulsoftware GmbH & Co. KG sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Schul Software in 3 Sätzen.

Unsere Schulsuite ist eine modulare Lösung für Schulen, die Deputatsplanung, Stunden- und Vertretungspläne, Zeugnisse sowie eine Bildungsplattform für Kommunikation und Unterrichtsvorbereitung vereint. Sie ist speziell auf die Bedürfnisse freier Schulen wie Waldorfschulen zugeschnitten und wird dort bereits in großem Umfang erfolgreich eingesetzt. Dank der engen Zusammenarbeit mit Schulen ist die Schulsuite praxisnah, benutzerfreundlich und flexibel erweiterbar.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Die Schulsuite verbindet mehrere zentrale Module zu einem einheitlichen System: Deputatsplanung, Stunden- und Vertretungsplanung, Zeugnisse und Bildungsplattform. Alle Module sind intelligent miteinander verknüpft, wodurch keine doppelten Eingaben erforderlich sind und Arbeitsprozesse deutlich effizienter werden. Darüber hinaus bieten wir passgenaue Anpassungen für Schulen und Verbände – bis hin zu individuellen Zeugnislayouts oder speziellen Stundenplanlogiken wie Epochenunterricht.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Die Schulsuite deckt bewusst nicht alle Verwaltungsaufgaben ab, etwa die Verwaltung von Schülerstammdaten und die Beitragsverwaltung. Dafür empfehlen wir unseren Partner Triagos GmbH mit dem Produkt Procurat!, der sich genau darauf spezialisiert hat. Durch Schnittstellen arbeiten beide Systeme reibungslos zusammen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Die Schulsuite ist vollständig webbasiert und benötigt keine lokale Installation. Das reduziert den Administrationsaufwand erheblich und ermöglicht die Nutzung unabhängig vom Betriebssystem.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Lehrkräfte, Schüler:innen und Eltern können die Module auch über Tablet und Smartphone nutzen. Die App ermöglicht Zugriff auf Stunden- und Vertretungspläne, Klassenbuch, Kommunikation, Aufgaben und Materialien.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, die Schulsuite unterstützt paralleles Arbeiten mehrerer Nutzer:innen. Ein fein abgestuftes Rechtemanagement sorgt dafür, dass jede Person nur die für sie relevanten Daten sieht und bearbeitet.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Ein aktueller Browser (z. B. Chrome, Firefox, Edge, Safari) genügt. Die Schulsuite läuft auf allen internetfähigen Geräten.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein, da die Schulsuite cloudbasiert ist, wird eine Internetverbindung benötigt.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen automatisch im Hintergrund. Neue Funktionen und Verbesserungen werden regelmäßig eingespielt – ohne zusätzlichen Aufwand für die Schulen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Backups erfolgen serverseitig automatisiert. Zusätzlich stehen Exportmöglichkeiten (z. B. PDF und Excel) zur Verfügung, sodass wichtige Daten lokal gesichert werden können.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Die Schulsuite entspricht der DSGVO. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet. Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen für zusätzliche Sicherheit.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Es bestehen Schnittstellen zu Partnerlösungen wie Procurat! (Schülerstammdatenverwaltung) sowie zu externen Tools (z. B. VPO für Vertretungsplanung). Dadurch werden Prozesse nahtlos integriert und Verwaltungsaufwand reduziert.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Schul-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Verwaltung von Schülern, Klassen und Lehrkräften?
    • Verwaltung von Schülerstammdaten (z. B. Adressen, Kontaktdaten, Gesundheitsinfos)?
    • Organisation von Klassen, Jahrgangsstufen und Kurszuordnungen?
    • Verwaltung von Lehrkräften, Fächern und Zuständigkeiten?
    • Weiteres zum Thema Schüler-, Klassen- und Lehrkräfte-Verwaltung?

Die Schulsuite selbst verwaltet keine Schülerstammdaten – dafür ist Procurat! von Triagos die passende Lösung. In der Schulsuite liegt der Fokus auf der Lehrkräfte- und Fachverwaltung, Deputaten, Verträgen sowie der Unterrichtsorganisation.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Organisation des Unterrichtsalltags?
    • Erstellung von Stunden- und Vertretungsplänen?
    • Digitale Klassenbücher?
    • Verwaltung von Prüfungen, Klassenarbeiten und Konferenzen?
    • Ressourcenplanung (Verwaltung von Unterrichtsräumen, Computerräumen, Sporthallen?
    • Buchungssysteme für Geräte wie Beamer, Tablets oder Laptops?
    • Integration in digitale Kalender (z. B. Outlook, Google Kalender)?
    • Weiteres zum Thema Unterrichtsorganisation?

Die Schulsuite unterstützt umfassend: Deputatsplanung, Stunden- und Vertretungspläne, digitales Klassenbuch, Unterrichtsvorbereitung sowie Integration in digitale Kalender.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Schüler-Kommunikation?
    • App für Schüler? Wenn ja, was beinhaltet diese alles?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Schüler-Kommunikation anmerken?

Über die TK-Bildungsplattform stehen Schüler:innen eine App und Weboberfläche zur Verfügung. Sie sehen Stundenplan, Aufgaben, Materialien, Mitteilungen und können sicher mit Lehrkräften kommunizieren.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Eltern-Kommunikation?
    • App für Eltern? Wenn ja, was beinhaltet diese?
    • Möchten Sie Weiteres zum Thema Eltern-Kommunikation anmerken?

Eltern können ebenfalls über die TK-Bildungs eingebunden werden – z. B. für Messaging, Mitteilungen, Krankmeldung und Termine. Die Kommunikation erfolgt transparent und datenschutzkonform.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lehrer-Kommunikation?

Lehrkräfte nutzen Messenger, Mail, Kalender, Videokonferenzen und das Kursmodul der TK-Bildungsplattform. Alles ist integriert – keine externen Insellösungen notwendig.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Anbindung an amtliche Systeme und Vorgaben?
    • Integration von amtlichen Lehrplänen?
    • Schnittstellen zu Landesportalen oder Bildungsservern?
    • Unterstützung für amtliche Datenmeldungen (z. B. Schulstatistiken, Prüfungs- und Abschlussdaten)?
    • Automatische Erzeugung von amtlichen Formularen oder Reports?
    • Weiteres zu diesem Thema?

TK-Zeugnis beinhaltet Abschlussfunktionen (z. B. für Baden-Württemberg, Berlin, Hamburg, Niedersachsen). Zudem sind Exporte für amtliche Statistiken (ASV usw.) bald verfügbar.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Abrechnung & Finanzen?
    • Unterstützung für Abrechnung & Finanzen bei Privatschulen vs. öffentliche Schulen?
    • Welche Möglichkeiten für die Rechnungsstellung (z. B. Schulgelder, Kursgebühren, Ausflüge) gibt es?
    • Gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Zahlungsabwicklung (SEPA, Online-Zahlungen)?
    • Finanzplanung / Übersicht Einnahmen & Ausgaben?
    • Überblick über offene Posten, Mahnwesen? (automatisiert durch Verbindung zu Bankkonten?)
    • Weiteres zum Thema Abrechnung und Finanzen?

Die Schulsuite selbst deckt diesen Bereich nicht ab. Für Schulgelder, Gebühren und Finanzen ist u.a. die spezialisierte Partnerlösungen Procurat! von Triargos angebunden.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Digitale Schülerakten & Verlaufsdokumentationen?
    • Digitale Notenerfassung?
    • Dokumenten-Management?
    • Weitere Funktionen im Bereich Dokumentation?

Die Schulsuite bietet digitale Notenverwaltung, Zeugnisse, Klassenbuch und Dokumentation von Unterrichtsprozessen. Digitale Schülerakten hingegen werden über Procurat! abgebildet.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Schul-spezifischen Funktionen?
    • Bibliotheks- oder Medienverwaltung?
    • Unterstützt Ihre Software Barrierefreiheit und Inklusion?
    • KI-basierte Empfehlungen/Unterstützung?
    • Verwaltung von AGs, Projekten, Ganztagsangeboten?
    • Mensa-/Essensbestellsysteme?
    • KI-basierte Empfehlungen/Unterstützung?
    • Weitere Schul-spezifische Funktionen?

Für Träger und Verbände bietet die Schulsuite maßgeschneiderte Lösungen, um schulübergreifende Kurse, Gremien und Mediatheken einzurichten und so die Zusammenarbeit zwischen mehreren Einrichtungen einfach und effizient zu gestalten. Ein besonderes Highlight der Schulsuite ist die Epochenplanung, die insbesondere für Waldorfschulen unverzichtbar ist. Lehrkräfte können Epochen gezielt in Schienen anlegen, flexibel planen und diese nahtlos in den Stundenplan integrieren. Darüber hinaus unterstützt die Schulsuite eine individuelle Unterrichtsvorbereitung: Materialien, Termine, Aufgaben und Notizen können verknüpft werden, sodass jede Lehrkraft ihre Einheiten passgenau für die jeweilige Klasse gestalten und archivieren kann.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

22. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Kosten richten sich nach Schulgröße und gewählten Modulen.

23. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Support erfolgt direkt durch unser Team – telefonisch, per E-Mail oder per Fernwartung. Zusätzlich bieten wir Schulungen, Workshops sowie Online-Hilfeseiten mit Videos und Anleitungen.

24. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Wir bieten eine kostenlose Online-Präsentation sowie Testzugänge. Daten aus bestehenden Lösungen können importiert werden, und wir unterstützen beim Wechsel aktiv mit einem Einrichtungsservice.

25. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein

Die Schulsuite wird kontinuierlich weiterentwickelt – in enger Abstimmung mit unseren Anwender:innen. Feedback fließt direkt in die Produktentwicklung ein, u. a. über regelmäßige Anwendertreffen.

Abschluss-Fragen:

26. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere Anwender:innen schätzen besonders die intuitive Bedienung und die Zeitersparnis durch die Verknüpfung der Module. Schulen berichten, dass sie durch die Schulsuite deutlich weniger doppelte Arbeit haben und Prozesse transparenter gestalten können.

27. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Die Schulsuite ist an über 80 % der Waldorfschulen in Deutschland im Einsatz und wird zunehmend auch in anderen freien und staatlichen Schulen verwendet.

28. Schlussplädoyer: Für welche Schulen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Die Schulsuite eignet sich besonders für Träger und freie Schulen wie Waldorf- oder Montessorischulen, aber auch für staatliche Schulen, die Wert auf flexible, modulare Lösungen legen.