Schulverwaltungssoftware im Vergleich – welche Lösung passt zu eurer Schule?

Eine Schulverwaltungssoftware bündelt die wichtigsten Daten eurer Schule an einem Ort – von Schülerinnen und Schülern über Eltern und Klassen bis hin zu Lehrkräften und weiterem Personal. Je nach Programm lassen sich damit auch Anmeldungen, Schulverträge, Schulgeld, Zeugnisse oder Meldungen an die Schulbehörde erledigen. Das ist mehr als ein einzelnes Zeugnisprogramm oder ein digitales Klassenbuch: Eine Schulverwaltung bildet die zentralen Verwaltungsabläufe der Schule ab.

Welche Software eine Schule nutzen darf, hängt vor allem vom Bundesland und von ihrer Trägerschaft ab. Schulen in freier Trägerschaft können meist selbst entscheiden. In Bayern und Sachsen-Anhalt müssen sie bestimmte Daten über die Landessoftware verarbeiten; in Niedersachsen ist eine entsprechende Pflicht vorgesehen. Bei öffentlichen Schulen entscheidet häufig der Schulträger – sofern das Land kein verbindliches Programm vorgibt. Für Schulen, die frei wählen können, vergleichen wir hier Schulverwaltungsprogramme und zeigen, welche Kriterien bei der Auswahl wirklich zählen.

Was eine Schulverwaltungssoftware ausmacht

Die Grundlage jeder Schulverwaltung sind die Stammdaten. Für jede Schülerin und jeden Schüler gibt es einen Datensatz, der mit den Sorgeberechtigten und der jeweiligen Klasse verknüpft ist und über die Schuljahre hinweg fortgeführt wird. Auf dieser Basis lassen sich etwa Bescheinigungen ausstellen, Klassenlisten erstellen sowie Noten, Zeugnisse, Lehrkräfte und weiteres Personal verwalten.

Bei Schulen in freier Trägerschaft gehört oft auch die kaufmännische Verwaltung dazu. Der Ablauf beginnt mit der Bewerbung und führt über Zusage oder Warteliste bis zum Schulvertrag und zur Zahlung von Schulgeld, Betreuungs- oder Materialbeiträgen. Die Unterschiede zwischen den Programmen liegen unter anderem darin, wie viel davon sie abdecken: Reicht die Unterstützung bis zur SEPA-Lastschrift? Und lassen sich die Buchungen anschließend an die Finanzbuchhaltung übergeben?

Viele Programme, die an Schulen eingesetzt werden, kümmern sich nur um einen Teil dieser Aufgaben. Zeugnisprogramme wie revodocs, Lösungen für Noten, Klassenbuch und Elternkommunikation wie edoop.de und edjufy, die Planungs- und Zeugnismodule der TK-Schulsuite oder die Ganztagsverwaltung GTS setzen jeweils an einzelnen Stellen an. Häufig übernehmen sie Stammdaten aus einer Schulverwaltung oder ergänzen diese. Da sie keine vollständige Schulverwaltung ersetzen, behandeln wir sie hier nicht als direkte Vergleichsangebote.

Weitere Programme für Unterricht, Prüfungen und Geräteverwaltung sowie die genannten Speziallösungen findet ihr in unserer Gesamtübersicht:

Wer die Schulverwaltungssoftware selbst auswählt

Mit Ausnahme Thüringens stellen alle Bundesländer ihren öffentlichen Schulen ein eigenes Schulverwaltungsprogramm bereit oder führen gerade eines ein (Stand Oktober 2026). Beispiele sind ASV in Bayern und Baden-Württemberg, die LUSD in Hessen, die Datenbank des Landes Berlin und SaxSVS in Sachsen. In mehreren Ländern – darunter Bayern, Baden-Württemberg, Hessen, Hamburg und Sachsen-Anhalt – ist die Nutzung für öffentliche Schulen vorgeschrieben. Schulen in freier Trägerschaft wählen ihre Software dagegen in der Regel selbst. Die Pflichtdaten für die amtliche Statistik müssen sie trotzdem über den vom Land vorgesehenen Weg melden.

In Berlin entscheiden die Träger freier Schulen laut Auskunft des Senats „in eigener Verantwortung über die Schulverwaltungssysteme“. Baden-Württemberg verlangt von freien Schulen lediglich, dass sie ihre Meldedaten über ASV-BW oder ein anderes Landesverfahren übermitteln. In Hessen sind private Schulen ohne Mittel aus der Ersatzschulfinanzierung nicht zur Nutzung der LUSD verpflichtet. Ersatzschulen mit entsprechender Finanzierung melden ihre Daten über die LUSD, sofern sie angeschlossen sind; andernfalls nutzen sie ein Erfassungsprogramm des Statistischen Landesamts. In Hamburg übermitteln freie Schulen ihre Statistikdaten über das gesonderte Verfahren Prise. Für die Softwareauswahl bedeutet das: Der Anbieter muss die Daten in dem Format bereitstellen können, das für den vorgeschriebenen Meldeweg benötigt wird.

Drei Bundesländer verpflichten auch Ersatzschulen zur Nutzung der jeweiligen Landessoftware – in Niedersachsen greift die Regelung erst künftig:

• Bayern: Genehmigte Ersatzschulen nehmen mit ASV am Datenaustausch des Landes teil. Der Bayerische Verfassungsgerichtshof hat diese Pflicht im Mai 2026 bestätigt.
• Sachsen-Anhalt: § 84f des Schulgesetzes verpflichtet öffentliche Schulen und Schulen in freier Trägerschaft auf das Bildungsmanagementsystem BMS-LSA. Eingeführt ist es bislang an den Grundschulen, an Sekundarschulen läuft ein Pilot.
• Niedersachsen: Nach dem neuen § 31a des Schulgesetzes nutzen öffentliche Schulen und Ersatzschulen die zentrale Schulverwaltungsdatenbank des Landes, sobald das Kultusministerium den Zugang eröffnet hat.

Die gesetzlichen Vorgaben beziehen sich jeweils auf die ausdrücklich genannten Daten. Keines der drei Gesetze schreibt damit automatisch ein Programm für Schulverträge, Schulgeld oder Buchhaltung vor. Für diese Aufgaben kann also auch an den betroffenen Schulen eine Lösung aus unserem Vergleich der Schulverwaltungssoftware sinnvoll sein.

Auch bei öffentlichen Schulen liegt die Entscheidung nicht überall beim Land. In Nordrhein-Westfalen beschaffen die Schulträger die Software. Das Land stellt SchILD-NRW und den neuen SVWS-Server kostenlos bereit, schreibt deren Nutzung aber nicht vor. Thüringen hat keine zentrale Schulverwaltungssoftware; dort kümmern sich die Schulträger selbst um die Beschaffung. In Schleswig-Holstein ist School-SH ausdrücklich ein Landesangebot. Wer stattdessen ein anderes Programm nutzt, muss die Statistikdaten weiterhin im vorgeschriebenen Landesformat liefern können (Stand Oktober 2026).

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Alle Programme in unserem Vergleich verwalten die Stammdaten. Die entscheidenden Unterschiede zeigen sich im Alltag: bei den Abläufen eurer Schule, beim Austausch mit Behörden und bei der Frage, ob andere Systeme eingebunden werden können.

Aufnahme, Schulverträge und Schulgeld

An Schulen in freier Trägerschaft beginnt die Verwaltung häufig schon bei der Bewerbung. Einige Programme bringen dafür ein Online-Portal mit, über das Eltern ihr Kind anmelden; die Daten werden anschließend direkt in die Schülerverwaltung übernommen. Atlantis, Bildena School und Magellan unterstützen beispielsweise Zusagen, Absagen und Wartelisten. Auch beim Schulvertrag gibt es Unterschiede: SWOP bietet eine digitale Signatur, Procurat! kann den Vertrag aus der Online-Anmeldung heraus erstellen. Bildena School übernimmt diesen Schritt ausdrücklich nicht: „Den Schulvertrag erstellt Bildena nicht“.

Bei der Schulgeldverwaltung lohnt es sich, genau hinzusehen. Manche Schulen berechnen einkommensabhängige Beiträge, gewähren Geschwisterrabatte oder weisen Betreuung und Mittagessen separat aus. All4Schools kann einkommensabhängige Staffelpreise abbilden, Bildena berechnet das Schulgeld dagegen nicht anhand des Einkommens. Auch Bescheinigungen zum Jahresanfang sind ein Thema: Atlantis und Procurat! können Bescheinigungen über gezahltes Schulgeld ausstellen. Für Lastschriften erzeugt eine SEPA-Funktion eine Bankdatei; idealerweise gehen die Buchungen anschließend direkt an DATEV oder an die Buchhaltung des Steuerbüros.

Statistik und Datenaustausch mit dem Land

Einmal im Jahr muss jede Schule Daten für die amtliche Schulstatistik melden – auch dann, wenn sie eine eigene Software nutzt. Klärt deshalb möglichst früh, ob der Anbieter die erforderlichen Exportdateien für euer Bundesland erstellen kann. Magellan hat dafür ein eigenes Modul zur Landesstatistik. EduPage exportiert Statistikdaten für Sachsen, Thüringen und Nordrhein-Westfalen (dort bislang über ASDPC). HERA-Schuldaten prüft die Dateien vor der Abgabe. Procurat! bietet Adapter zu staatlichen Schulverwaltungen, die allerdings nur teilweise verfügbar sind. Wird euer Bundesland in den Anbieterinformationen nicht genannt, fragt gezielt nach.

Wie gut externe Programme an die Landesverfahren angebunden werden können, unterscheidet sich von Bundesland zu Bundesland. Sachsen bietet seit Mai 2026 eine dokumentierte Schnittstelle, über die externe Schulverwaltungsprogramme Schülerdaten aus SaxSVS übernehmen und Noten zurückgeben können. Schleswig-Holstein hat für das Schuljahr 2026/27 eine Schnittstellendefinition für die Statistik veröffentlicht, über die die eingesetzte Software die Daten liefern soll. In Nordrhein-Westfalen stellt der SVWS-Server Drittanbietern nur Stammdaten für Lernplattformen bereit. Ab dem Erhebungsjahr 2027 wird die amtliche Statistik direkt im SVWS-Webclient bearbeitet. Nutzt ihr dort ein anderes Programm, lasst euch genau erklären, wie die Daten in die Erhebung gelangen.

Stundenplan: eigenes Modul oder Anbindung an Untis

Wenn ihr euren Stundenplan mit Untis erstellt, sollten Klassen, Lehrkräfte und Fächer möglichst nicht ein zweites Mal gepflegt werden müssen. Atlantis tauscht Stunden- und Vertretungspläne mit Untis und WebUntis aus, Bildena kann Pläne aus Untis und aSc TimeTables importieren und Magellan bietet eine Untis-Schnittstelle. Eine eigene Stundenplanung ist unter anderem bei Atlantis, Classter, EduPage, SWOP, Bildena, All4Schools und schul.software enthalten.

Cloud oder Installation an der Schule

Webbasierte Programme laufen im Browser; einen eigenen Server braucht ihr dafür nicht. Da dabei sensible Daten von Kindern und Jugendlichen verarbeitet werden, solltet ihr aber nicht nur auf die Bedienung schauen. Wichtig sind auch der Standort der Server, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Sicherheitsstandards des Rechenzentrums. EduPage, SWOP, All4Schools und schul.software nennen Serverstandorte in Deutschland; Bildena hostet in Rechenzentren innerhalb der EU.

Magellan und HERA-Schuldaten werden auf einem Rechner beziehungsweise Server der Schule installiert. Procurat! kann ebenfalls vor Ort eingerichtet werden, auf Wunsch aber auch auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum laufen. Eine lokale Installation kann zu Schulen passen, die eine eigene IT-Betreuung haben und ihre Daten selbst verwalten möchten. Classter gibt es sowohl als Cloud-Dienst als auch zur Installation vor Ort; Atlantis läuft auf einem Windows Server. Bei einer eigenen Installation müsst ihr – oder euer IT-Dienstleister – den laufenden Betrieb, Backups und Updates organisieren.

Preismodelle und Laufzeiten

Die Preise lassen sich nicht ohne Weiteres miteinander vergleichen: Abgerechnet wird beispielsweise pro Schüler und Jahr, als Jahres- oder Monatspreis oder über einen Kauf mit wiederkehrendem Entgelt. Zusatzmodule, Einrichtung und Schulungen können weitere Kosten verursachen. Rechnet die Angebote deshalb mit eurer tatsächlichen Schülerzahl auf ein volles Jahr hoch und prüft, ob die Umsatzsteuer enthalten ist. Atlantis nennt den Preis für das Basismodul netto, Bildena inklusive Mehrwertsteuer; bei mehreren Anbietern fehlt eine entsprechende Angabe. Auch die Vertragsbedingungen unterscheiden sich: EduPage arbeitet mit Jahreslizenzen, Classter hat eine Mindestlaufzeit von einem Jahr. Bei HERA-Schuldaten wird das jährliche Entgelt im Voraus fällig; kündigen könnt ihr mit sechs Wochen Frist zum Jahresende.

Ein Test mit den eigenen Daten kann bei der Entscheidung helfen. EduPage lässt sich sechs Wochen, Magellan 30 Tage, HERA-Schuldaten 90 Tage und Bildena 30 Tage testen. Bei schul.software gibt es einen kostenlosen Test, allerdings ohne veröffentlichte Angabe zur Dauer. All4Schools ermöglicht Tests einzelner Module. Classter bietet keine kostenlose Testversion; bei Atlantis gibt es keine Demoversion mit eigenem Zugang.

Schulverwaltungssoftware im Vergleich

Im folgenden Vergleich stehen Programme, die ihre Schülerdaten selbst verwalten und zentrale Aufgaben der Schulverwaltung abdecken. Die Angaben beruhen auf den Herstellerseiten (Stand Oktober 2026); bei Classter und EduPage haben wir zusätzlich Informationen aus Interviews berücksichtigt. Wir geben die Herstellerangaben so wieder, wie sie uns vorliegen. Ein vollständiges, öffentlich zugängliches Anbieterregister haben wir nicht gefunden. Kennt ihr eine weitere passende Lösung, freuen wir uns über einen Hinweis.

Mit Abrechnung von Schulgeld und Beiträgen

Die folgenden Anbieter können Schulgeld, Gebühren oder andere Beiträge direkt über eine integrierte Abrechnungsfunktion gegenüber den Eltern abrechnen.

All4Schools

• Hersteller: C & C Media GmbH, Leipzig
• Für wen: allgemeinbildende, berufsbildende und weiterbildende Schulen, von der einzelnen Schule bis zum großen Schulträger
• Verwaltung: Stammdaten für Schüler, Lehrkräfte, Eltern und Lehrbetriebe, Online-Bewerbung als Add-on, Rechnungen für Schulgeld, Kursgebühren und Materialgeld mit Zahlungsüberwachung und Mahnungen, einkommensabhängige Staffelpreise, digitale Personalakten, eigener Stunden- und Vertretungsplan
• Landesstatistik: Erstellung und Übertrag vordefinierter Statistiken; zu den Verfahren der deutschen Länder keine Angabe
• Schnittstellen: DATEV, SAP, Lexware und Abacus; Stundenplan-Import aus verschiedenen Formaten
• Betrieb: webbasiert, ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland
• Preismodell: keine veröffentlichten Preise; einzelne Module lassen sich testen

Gut zu wissen: All4Schools geht über die reine Verwaltung hinaus: Zum Angebot gehören auch ein elektronisches Klassenbuch, eine Notenverwaltung mit Zeugnisprogramm und ein Dashboard für Eltern.

Atlantis

• Hersteller: SWH Softwarehaus Heider GmbH, Regensburg
• Für wen: Privatschulen, berufliche Schulen, Pflege- und Gesundheitsschulen, Erwachsenenbildung und Deutsche Auslandsschulen
• Verwaltung: Stammdaten für Lernende, Eltern, Klassen, Betriebe und Personal, Online-Anmeldung mit Bewerberverfahren und Warteliste, Verträge, Schulgeld mit SEPA-Lastschrift und Mahnwesen, Schulgeld- und Spendenbescheinigungen, Stunden- und Vertretungsplanung
• Landesstatistik: keine Angabe; automatisierte Berichte an das BAföG-Amt
• Schnittstellen: Untis und WebUntis (Stunden- und Vertretungspläne), Finanzbuchhaltung unter anderem DATEV
• Betrieb: Windows Server, ob an der Schule installiert wird, entscheidet die Schule
• Preismodell: Kauf, Basismodul 5.000 € zzgl. MwSt., unabhängig von der Schülerzahl; keine Demoversion mit eigenem Zugang

Gut zu wissen: Atlantis ist seit 1978 auf dem Markt. Mit dabei sind ein Klassentagebuch, ein Zeugnis-Generator und ein Portal, über das Eltern und Lernende ihre Stammdaten selbst pflegen und Abwesenheiten melden können.

Bildena School

• Hersteller: Bildena GmbH, Berlin
• Für wen: acht Schulformen von der Grundschule bis zur Berufsschule, private und öffentlich finanzierte Schulen, Schulträger mit mehreren Schulen
• Verwaltung: Stammdaten für Schüler, Familien, Personal und Klassen, Aufnahme mit Bewerbungen, Zusage, Warteliste und Absage, Rechnungen, Ratenpläne, SEPA-Lastschrift und Mahnstufen, Betreuungsgebühren im Ganztag, eigener Stunden- und Vertretungsplan
• Landesstatistik: Berichte und Exporte für die Behörde, ohne Angabe einzelner Länder
• Schnittstellen: Stundenplan-Import aus Untis und aSc TimeTables, DATEV-Buchungsstapel
• Betrieb: Cloud, Rechenzentren in der EU, App für Eltern und Schüler
• Preismodell: 5 € je Schüler und Jahr, mindestens 1.000 € je Schule, inkl. MwSt.; 30 Tage Test mit den eigenen Daten

Gut zu wissen: Meldet ein Träger mindestens drei Schulen bei Bildena School an, gibt es 20 Prozent Rabatt pro Schule. Für jeden Schüler oberhalb der Marke von 1.000 wird nur der halbe Preis berechnet.

Classter

• Hersteller: Vertitech Single Members SA, Kavala (Griechenland)
• Für wen: Schulen, Akademien und Hochschulen weltweit, private und öffentliche Schulen, besonders Einrichtungen mit mehreren Standorten
• Verwaltung: Schülerprofile mit akademischen, finanziellen und persönlichen Daten, Aufnahme, Schulgeld und Gebühren als Sammelbuchung, SEPA-Zahlungen mit Zuordnung zu den Rechnungen, Erinnerungen an säumige Zahler, Personalmodul, eigene Stunden- und Vertretungsplanung
• Landesstatistik: keine Anbindung an die Verfahren der deutschen Länder; offene API für eine Anbindung bei Bedarf
• Schnittstellen: offene API
• Betrieb: Web-Anwendung in der Azure-Cloud oder als Installation vor Ort
• Preismodell: je aktivem Schüler und Jahr, im Rechenbeispiel des Herstellers 8,50 € für das Grundmodul, ohne Angabe zur Umsatzsteuer; Mindestlaufzeit ein Jahr, keine kostenlose Testversion

Gut zu wissen: Classter ist auf den internationalen Einsatz ausgelegt. Einige amtliche Formulare muss das Schulpersonal allerdings weiterhin manuell zusammenstellen.

ESDi

• Hersteller: ESDi Evangelische Schulen DienstleistungsGmbH, Dresden; entwickelt mit der K&W Informatik GmbH
• Für wen: Schulen in freier Trägerschaft, entstanden mit evangelischen Schulen; auch Träger mit vielen Schulen
• Verwaltung: Stammdatenverwaltung mit Verknüpfung der Familien, Unterrichtsverwaltung mit Fehlzeiten, Fakturierung von Schulgeld und Beiträgen
• Landesstatistik: keine Angabe; statistische Auswertungen als Listen
• Schnittstellen: optionale Anbindung an DATEV- und Banking-Programme; das Portal meldet über SAML, OpenID Connect oder LDAP an
• Betrieb: Weblösung mit verschlüsselter Übertragung und Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Preismodell: keine veröffentlichten Preise; Vorstellung in einer Online-Präsentation

Gut zu wissen: ESDi bietet zusätzlich ein Portal mit digitalem Klassenbuch, Noteneinsicht und Krankmeldungen. Nach Angaben des Anbieters ist die Software an 82 Schulen im Einsatz.

Procurat!

• Hersteller: TRIARGOS GmbH, Merzhausen bei Freiburg; entwickelt mit der ProtoSoft AG
• Für wen: Schulen in freier oder privater Trägerschaft
• Verwaltung: Stammdaten für Kinder und Eltern, Schulanmeldung über die eigene Homepage bis zum digitalen Schulvertrag, Beitragsverwaltung mit Lastschrift und Entgeltbescheinigungen, Mahnwesen, Darlehensverwaltung
• Landesstatistik: Adapter zu staatlichen Schulverwaltungen, teilweise verfügbar
• Schnittstellen: Buchhaltung auf Basis von DATEV Rechnungswesen, DATEV Lohn und Gehalt
• Betrieb: Installation durch den Anbieter an der Schule, auf Wunsch Server im Rechenzentrum in Deutschland
• Preismodell: keine veröffentlichten Preise

Gut zu wissen: Procurat! bildet den Kern des modularen Pakets ProSchule, zu dem auch Zeugnisse, Vertretungsplanung und eine App gehören. Für Stammdaten und Beiträge verweist die TK-Schulsuite auf Procurat!.

schul.software

• Hersteller: Pixel Square, Inh. Alexander Merget, Katzenelnbogen
• Für wen: Privatschulen, ursprünglich aus der Waldorf-Pädagogik, auch mit mehreren Standorten
• Verwaltung: Kinderdaten im Portal, Anmeldepipeline von der Anfrage bis zur Aufnahme, Rechnungen mit SEPA-Lastschrift und E-Rechnung, Hort-Abrechnung, Abwesenheiten sowie Soll- und Ist-Stunden der Lehrkräfte, eigener Stundenplan mit Vertretungen
• Landesstatistik: keine Angabe
• Schnittstellen: DATEV-Export und direkte Lexware-Anbindung
• Betrieb: im Browser, Daten verschlüsselt auf Servern in Deutschland
• Preismodell: ab 249 € im Monat (2.988 € im Jahr), ohne Angabe von Bezugsgröße und Umsatzsteuer; kostenloser Test

Gut zu wissen: Das Team von schul.software übernimmt vorhandene Daten in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen. Darüber hinaus umfasst das Programm Klassenbuch, Noten, Epochenplan und einen Bereich für Eltern.

SWOP

• Hersteller: SmartKomm GmbH, Potsdam
• Für wen: freie Bildungsträger mit einer oder mehreren Schulen, auch Kita-Träger
• Verwaltung: Modul Plexus mit Stammdaten für alle Standorte, Bewerbungsportal, Vertragsmanagement mit digitaler Signatur, Schulgeld mit Mahnwesen und SEPA, Personal, eigener Stunden- und Vertretungsplan
• Landesstatistik: keine Angabe; zu den Schnittstellen zählen Landesportale, ohne Angabe einzelner Länder
• Schnittstellen: DATEV, Untis, Office 365 und DocuSign
• Betrieb: Software as a Service, Server in Deutschland, ISO-zertifiziertes Hosting
• Preismodell: keine veröffentlichten Preise; der Preis richtet sich nach Schülerzahl, Modulen und Servicelevel

Gut zu wissen: Zum Plexus-Angebot von SWOP gehört Campus. Das Modul bündelt Klassenbuch, Noten, Zeugnisse und Elternkommunikation in einer App.

Mit Schwerpunkt Schulorganisation und Statistik

Bei diesen Anbietern stehen Stammdaten, Schulorganisation und die Meldungen an das jeweilige Bundesland im Vordergrund. EduPage bietet für Schulgeld und Gebühren ein kostenpflichtiges Zusatzmodul zur Zahlungsverwaltung. Ob HERA-Schuldaten und Magellan eine Abrechnung direkt mit den Eltern ermöglichen, ist in den vorliegenden Angaben nicht ausgewiesen.

EduPage

• Hersteller: aSc Applied Software Consultants, Bratislava; Vertrieb in Deutschland durch die Dr. Josef Raabe Verlags-GmbH, Stuttgart
• Für wen: Grundschulen, Realschulen, Gymnasien und Waldorfschulen, Schulträger mit mehreren Schulen
• Verwaltung: zentrale Stammdaten für Schüler, Lehrkräfte und Eltern, digitale Schulanmeldung, eigener Stunden- und Vertretungsplan; Zahlungsverwaltung für Schulgeld und Gebühren mit Lastschrift als Zusatzmodul
• Landesstatistik: Statistik-Export für Sachsen, Thüringen und Nordrhein-Westfalen (dort bisher über ASDPC)
• Schnittstellen: Import aus ASV Bayern, ASV-BW und SchILD-NRW
• Betrieb: Cloud mit App, Rechenzentren von Hetzner in Deutschland
• Preismodell: Jahreslizenz je Schule ab 299 €, ohne Angabe zur Umsatzsteuer; Zahlungsverwaltung als Zusatzmodul für 439 € im Jahr, nicht in jedem Paket; sechs Wochen Test

Gut zu wissen: Bei EduPage werden die Daten neuer Schülerinnen und Schüler über die digitale Schulanmeldung direkt in das Programm übernommen.

HERA-Schuldaten

• Hersteller: HANEKE Software GbR, Siegburg
• Für wen: Schulen der Primarstufe und Sekundarstufe I, in unterschiedlichen Landesversionen
• Verwaltung: Klassen-, Lehrer- und Schülerdaten, Verwaltung des Personals, Noteneingabe und Zeugnisse
• Landesstatistik: integrierte Statistikfunktion, die die Dateien vor der Abgabe prüft
• Schnittstellen: Import aus dem Stundenplanprogramm Turbo-Planer
• Betrieb: Installation unter Windows, Datenbankserver unter Windows oder Linux, verschlüsselte Datenbank
• Preismodell: Kauf 409 € inkl. MwSt. für Schulen mit über 300 Schülern (für kleinere Schulen keine Angabe), dazu ein jährliches Entgelt von 173 € zzgl. MwSt., kündbar mit sechs Wochen Frist zum Jahresende; 90 Tage Test

Gut zu wissen: HERA-Schuldaten kann ohne zusätzliche Lizenzkosten auf bis zu fünf Arbeitsplätzen genutzt werden.

Magellan

• Hersteller: STÜBER SYSTEMS GmbH, Berlin
• Für wen: staatliche Schulen, Schulen in freier Trägerschaft und Deutsche Auslandsschulen, von der Grundschule bis zur großen Berufsschule
• Verwaltung: Schüler, Bewerber, Lehrkräfte, Klassen, Sorgeberechtigte und Personal, Bewerberverwaltung mit Ranglisten, Annahme, Warteliste und Ablehnung
• Landesstatistik: Modul Landesstatistik, dokumentiert unter anderem für Berlin, Brandenburg, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Sachsen und Thüringen
• Schnittstellen: unter anderem Untis, WebWeaver, Schüler Online NRW, das eigene Stundenplanprogramm DaVinci und das Klassenbuch Enbrea
• Betrieb: Client-Server-Installation unter Windows, auch auf Terminalservern; mandantenfähig für mehrere Schulen
• Preismodell: Schullizenz, keine veröffentlichten Preise; 30 Tage Testlizenz mit allen Funktionen

Gut zu wissen: Magellan enthält mehr als 1.000 Zeugnisformulare. Außerdem können mehrere Schulen eines Schulzentrums oder einer Stadt mit einer gemeinsamen Datenbank arbeiten.

Häufige Fragen zur Schulverwaltungssoftware

Gibt es kostenlose Schulverwaltungssoftware?

Kostenlos erhältlich sind unter anderem die Landesprogramme ASV-BW, SchILD-NRW zusammen mit dem SVWS-Server, weBBschule in Brandenburg und DaNiS in Niedersachsen. In Bayern steht ASV auch genehmigten Ersatzschulen kostenlos zur Verfügung. Die Programme in unserem Vergleich sind kostenpflichtig, lassen sich aber teilweise vor dem Kauf kostenlos ausprobieren.

Ist Schulmanagement-Software dasselbe wie Schulverwaltungssoftware?

Im Sprachgebrauch werden die Begriffe häufig gleichgesetzt. Für diesen Vergleich ziehen wir eine klare Grenze: Schulverwaltungssoftware führt die Schülerdaten selbst und bildet zentrale Verwaltungsaufgaben ab. Als Schulmanagement-Software werden dagegen oft auch Programme bezeichnet, die nur einzelne Bereiche abdecken – etwa das Klassenbuch, die Kommunikation mit Eltern oder die Stundenplanung. Unsere Abgrenzung erläutern wir im Abschnitt Was eine Schulverwaltungssoftware ausmacht.

Fazit: erst den Rahmen klären, dann vergleichen

Bevor ihr Angebote miteinander vergleicht, solltet ihr klären, welche Vorgaben euer Bundesland macht und welche Daten auf welchem Weg gemeldet werden müssen. Für freie Schulen sind meist zwei Fragen besonders wichtig: Kann die Software den gesamten Aufnahme- und Abrechnungsprozess bis zur Lastschrift abbilden? Und liefert sie die Statistikdaten im passenden Format? Bei öffentlichen Schulen, deren Schulträger die Software selbst auswählt, sind die Landesstatistik und die Anbindung an den Stundenplan oft zentrale Kriterien.

Lasst euch im ersten Gespräch nicht nur Funktionen aufzählen, sondern einen typischen Ablauf aus eurem Schulalltag zeigen: eine Anmeldung, einen Schulgeldlauf und eine Statistikmeldung für euer Bundesland. Dabei wird schnell deutlich, ob Daten mehrfach eingegeben werden müssen oder ob die Systeme sauber zusammenspielen.

Wenn ihr Programme für Zeugnisse, Klassenbuch oder Unterricht sucht, hilft euch unser Schnell-Check dabei, die Auswahl mit vier Fragen einzugrenzen. Die einzelnen Kategorien und Anbieter findet ihr außerdem in unserer Übersicht Software für Schulen im Vergleich.